Müşterilerinize fatura kesmek

Müşterilerinize faturalar kendi e-fatura hesabınızdan kesilir; platform sizin yerinize fatura kesmez. Faturalandırma bölümünde faturaların nasıl hesaplanacağını ayarlar, sonra faturalanmaya hazır olanları BirFatura hesabınıza çektirir ya da muhasebe programınız veya muhasebeciniz için CSV dosyası olarak dışa aktarırsınız.

Fatura ayarları

• Neye fatura kesilir. Hangisinin uygun olduğunu muhasebecinize sorun:

  • Onaylanan her bakiye yüklemesine (varsayılan): onaylandığında her yükleme için bir fatura.
  • Ücreti alınan her siparişe: her sipariş için, alınan ücret kadar bir fatura: tam fiyat ya da kısmen teslim edilen siparişte yalnızca teslim edilen kısım.
  • Her müşterinin siparişlerine, ayda bir: ay bittikten sonra her müşteri için, o ay ücreti alınan bütün siparişleri kapsayan tek bir fatura. Aylar Türkiye takvimine göredir.
  • Hiçbirine: faturalarınızı platform dışında kesiyorsunuz; dışa aktarmada hiçbir şey listelenmez.

  Bir bakiye yüklemesi ile ondan ödenen siparişler aynı paradır, bu yüzden yalnızca seçtiğiniz tür listelenir. Bir kez seçin: sonradan bakiye yüklemesi ile sipariş arasında geçiş yapmak, diğer yoldan faturalanmış parayı yeniden faturalayabilir. Sipariş başına ile aylık arasında geçiş yapsanız da bir sipariş asla iki kez faturalanmaz.

• KDV oranı. Fiyatlarınız KDV dahildir. Müşterinin ödediği her tutar için dışa aktarma, bu oranla KDV hariç tutarı ve KDV’yi ayrı gösterir. Varsayılan %20’dir. Değişiklik o andan sonraki faturalara uygulanır; kesilmiş faturalar kendi oranlarıyla kalır.

• Müşteriler bakiye yüklemeden önce fatura bilgilerini girsin. Bu açıkken müşteriden, ilk kez bakiye yüklemek istediğinde bu bilgiler istenir. Bilgilerini girene kadar bakiye yüklemesi bekler.

• Varsayılan telefon. Müşteri telefon vermediğinde faturada kullanılır.

Müşterilerin girdiği bilgiler

Fatura ayarlarınızı kaydettiğinizde müşteriler menülerinde Fatura bilgileri’ni görür. Siz zorunlu tutmasanız da müşteriler bu bilgileri girebilir. Faturanın şahıs adına mı şirket adına mı olacağını seçerler:

• şahıs: ad soyad ve T.C. kimlik numarası;
• şirket: şirket unvanı, vergi kimlik numarası ve vergi dairesi;
• ikisi için de: adres, ilçe, il ve isteğe bağlı olarak telefon.

Kimlik numaraları girilirken kontrol edilir, böylece yanlış yazılmış bir numara hemen fark edilir. Şifreli saklanır ve yalnızca faturalar için kullanılır. Kaydettikten sonra müşteri numaranın yalnızca son dört hanesini görür. Kapanan bir mağazanın verileri anonimleştirildiğinde bu bilgiler silinir.

BirFatura’yı bağlamak

BirFatura kullanıyorsanız, faturalanmaya hazır olanları doğrudan mağazanızdan çekebilir ve kestiği her faturayı buraya geri gönderir. BirFatura’yı kendi hesabınız ve e-fatura sözleşmenizle siz kurarsınız; platform sizin adınıza başvuru yapmaz.

1. BirFatura’da bir Özel Entegrasyon mağazası açın.
2. Faturalandırma → BirFatura bölümünde BirFatura bağlanabilsin seçeneğini açıp kaydedin.
3. Güncel 2FA kodunuzu girip API şifresi oluştur’a basın. Şifreyi hemen mağazanın API Şifresi alanına kopyalayın: yalnızca bir kez gösterilir. Kaybederseniz yenisini oluşturun; eskisi hemen çalışmaz olur, BirFatura’yı da güncelleyin.
4. Kartta gösterilen Site adresini (mağazanızın kendi adresi, örneğin https://magazaniz.panely.pro) mağazanın web sitesi adresine kopyalayın. /api/orders ve diğer yolları BirFatura kendisi ekler.
5. BirFatura’da sipariş durumlarını ve ödeme yöntemlerini getirin, sonra Onaylanmış Siparişler ekranından Faturalanacak durumuyla ve istediğiniz tarihlerle siparişleri çekin.

BirFatura’nın aldıkları:

• Neye fatura kesilir ayarının o tarihler için listelediği şeyler: bakiye yüklemeleri, ücreti alınan siparişler ya da her müşterinin biten ayları. Hiçbiri seçiliyse hiçbir şey almaz;
• yalnızca Türk lirası tutarlar. Cüzdan para biriminiz başkaysa BirFatura faturalandıracak bir şey bulamaz; CSV dışa aktarmayı kullanın;
• yalnızca fatura bilgilerini ve bir cep telefonunu (kendisinin ya da sizin Varsayılan telefonunuz) vermiş müşteriler. Kimse dışarıda kalmasın diye Müşteriler bakiye yüklemeden önce fatura bilgilerini girsin seçeneğini açın;
• her kayıt, her yükleme veya sipariş için bir satır olarak, KDV oranınızla ayrıştırılmış, müşterinin adı, adresi ve kimlik numarasıyla. Bir kayıt BirFatura’ya her gösterildiğinde aynı sipariş numarasını taşır.

BirFatura bir fatura kestiğinde bağlantısını geri gönderir: fatura numarasıyla Düzenlenen faturalar altında görünür ve o kayıt artık ne BirFatura’ya ne CSV dışa aktarmaya sunulur. Bir kaydı BirFatura faturalamadan önce CSV olarak dışa aktardıysanız bağlantı o faturaya eklenir. Kart, şifrenin ne zaman oluşturulduğunu ve BirFatura’nın en son ne zaman bağlandığını gösterir.

API şifresine sahip olan herkes müşterilerinizin fatura bilgilerini okuyabilir; bu yüzden şifre oluşturmak 2FA kodunuzu ister ve zil simgesinden size haber verilir. BirFatura bağlanabilsin seçeneğini kapatmak her isteği hemen durdurur.

Dışa aktarma

CSV dışa aktar, ayarınıza göre faturalanmaya hazır olan ve daha önce dışa aktarılmamış kayıtları listeler, ardından kesilmiş olarak işaretler. Aynı tarihleri yeniden dışa aktarmak hiçbir şeyi iki kez listelemez:

• bakiye yüklemeleri: seçtiğiniz tarihlerde onaylananlar;
• siparişler: seçtiğiniz tarihlerde ücreti alınanlar;
• aylık: bitmiş ve seçtiğiniz tarihlerle çakışan her ay, bütün olarak. Süren ay, bitene kadar bekler.

Her satırda şunlar bulunur:

• müşterinin ödediği ya da ondan alınan tutar, para birimi ve tarih;
• KDV hariç tutar, KDV ve oran, yuvarlanmadan (örneğin 4.16666667);
• müşteri girdiyse fatura bilgileri, kimlik numarası dahil;
• aylık faturada kapsadığı ay (2026-10).

Düzeltilecek faturalar

Faturaladığınız para geri döndüğünde platform faturayı sizin yerinize iptal edemez; bu, e-fatura hesabınızda yapılır. Bunun yerine Faturalandırma sayfasının en üstünde Düzeltilecek faturalar görünür ve zil simgesinden size haber verilir:

• bir destek talebinden bir siparişi iade ettiğinizde, o sipariş bir faturadaysa;
• kart sahibi faturalanmış bir bakiye yüklemesine itiraz ettiğinde;
• bakiye yüklemelerini faturalarken bir çekim ödediğinizde, o müşterinin yüklemeleri faturalanmışsa. Bir çekime tek bir fatura karşılık gelmez; hangilerini düzelteceğinizi kontrol edin.

Faturayı e-fatura hesabınızda düzeltin veya iptal edin, sonra Tamamlandı olarak işaretle’ye basın. Bakiye yüklemelerini faturalarken müşterinin bakiyesine yapılan bir iade için bir şey gerekmez: para hâlâ onun harcayabileceği paradır.